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4 claves para reforzar la seguridad en los eventos corporativos

10/12/2021

Certificado covid, test de antígenos, formatos híbridos y grupos burbuja son algunas de las opciones para evitar contagios

Más contagios, nueva variante covid, restricciones en Europa… reforzar la seguridad en los eventos es de nuevo el gran reto del event manager.


Cuando la vacunación nos hacía pensar en que lo peor había pasado y que estábamos más cerca de la nueva normalidad, el final de 2021 nos devuelve la incertidumbre. En Austria, la Conferencia de HEDNA (Asociación de Redes de Distribución Hotelera Electrónica), prevista del 31 de enero al 2 de febrero de 2022, se ha pospuesto. Y es cierto que el caso austriaco no se asemeja al caso español, porque su tasa de vacunación es baja (de hecho, las autoridades han establecido la vacunación obligatoria) y se ha establecido un confinamiento estricto. 


Sin embargo, es prudente pensar en planes de contingencia para reforzar la seguridad de los eventos y, en su caso, garantizar al cliente las mejores condiciones de aplazamiento o cancelación.



Reforzar la seguridad de los eventos corporativos


La primera gran medida para reforzar la seguridad de los eventos pasa por la vacunación. En este aspecto, en aquellas comunidades autónomas que así lo hayan establecido legalmente, se puede solicitar el pasaporte covid a los asistentes presenciales a un evento público. De esta forma, la organización podrá estar segura de que todas las personas que acuden cuentan con la pauta completa de vacunación o bien han superado la enfermedad.


Sin embargo, es importante tener en cuenta que solicitar el certificado covid en España debe estar avalado por una autorización judicial.


Más sencilla resulta la segunda medida: realizar un test de antígenos a todos los asistentes a su llegada al evento. Se trata de una prueba sencilla, con resultado rápido, que nos permite saber si estamos contagiados o no de COVID-19, por lo que refuerza la seguridad de que quienes estén en el evento de manera presencial no están pasando la enfermedad.


Una medida adicional a ésta (y muy frecuente desde el retorno a la vida presencial) es la toma de temperatura a todos los asistentes.


Por otro lado, reducir el número de personas que se encuentran juntas es otra manera de prevenir los contagios. Es por ello que en los eventos corporativos es una buena solución pensar en formatos híbridos que nos permitan combinar una cierta presencialidad (con aforos controlados y refuerzo en las medidas de seguridad) con la comodidad de la difusión virtual.


Los grupos burbuja también son una opción interesante para reforzar la seguridad en los eventos. Se trata de garantizar que sólo estarán juntas personas que habitualmente ‘conviven’ (en este caso, laboralmente). De este modo, en caso de producirse un contagio, es fácil rastrear los contactos y disminuir el riesgo. En estos casos es importante realizar formatos con separación y un estricto control de flujos en el movimiento de los asistentes al evento.



La flexibilidad sigue siendo clave


Junto a todo lo anterior es importante que la organización del evento prevea posibles cambios o cancelaciones. Todo el protocolo ha de estar previsto para que el cliente no se vea obligado a afrontar costes añadidos por los aplazamientos o la anulación de los eventos.


Es por ello que contar con una gestión integral de la organización del evento no sólo ayuda a reforzar los protocolos de seguridad, sino que también es básico para garantizar el retorno de la inversión. 


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