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‘Simple meetings’: la importancia de las reuniones pequeñas

1/10/2019

El 30% del presupuesto de business travel se dedica a las reuniones de empresa

Tienen menos de 50 personas, pero se celebran al menos una vez cada trimestre… y controlar el gasto y garantizar el retorno de la inversión son los grandes retos que plantean. Hablamos de las «simple meetings» o reuniones pequeñas, una de las herramientas de trabajo más habituales pero con menor protagonismo en la organización de eventos.

A menudo se tiende a pensar que una reunión con pocos asistentes requiere menos dedicación o seguimiento que un gran evento. Sin embargo, ¿seguiríamos opinando lo mismo si cayésemos en la cuenta de que muchas de estas «pequeñas reuniones» implican a altos directivos o inversores de cuyas decisiones depende el futuro económico de las empresas?

Las cifras son elocuentes: el 30% de todo el presupuesto que las compañías destinan a viajes corporativos van directos a la partida de organización de eventos, reuniones e incentivos. Ahora bien, a menudo por la complejidad, el número de asistentes o la notoriedad se dedica más tiempo a la organización de los «grandes» eventos, mientras que las «pequeñas» reuniones se delegan a empleados no especializados en el sector MICE. El resultado: costes disparados, falta de seguimiento y monitorización del gasto y un rendimiento de la inversión manifiestamente mejorable.

Frente a ello, en Viajes 2000 apostamos por dar relevancia a las «small meetings» o «simple meetings» y proponemos cinco tips para garantizar su éxito:

1. Establecer de forma clara dónde y por qué. ¿Cuál es el objetivo de la reunión? Ésta es la primera pregunta que debemos hacernos en cualquier evento, y también cuando de una «simple meeting» se trata. En función de esa meta que debamos alcanzar, podremos elegir una u otra localización, desde una sala de reuniones en un hotel céntrico hasta un espacio apartado en un entorno rural, pasando por la zona VIP de un aeropuerto.

2. Seleccionar los invitados. La productividad es la clave de las pequeñas reuniones. Por ello es fundamental ser selectivo con las personas que asistirán y garantizar que acudirán las personas que, por su cargo o relevancia, van a aportar valor al propio encuentro, porque de ello depende el éxito de la acción. En las reuniones pequeñas, cuantos menos asistentes, más se favorece el intercambio de ideas y ello redunda en más y mejores resultados.

3. Programar un itinerario detallado. Mientras que en un gran evento puede haber tiempo para el relax o la desconexión, en una pequeña reunión cada minuto debe ser aprovechado al máximo para garantizar el retorno de la inversión. Esto no quiere decir caer en una agenda abarrotada que cause la ansiedad en los asistentes, pero sí comprometerse con un programa en el que se aborden los temas clave en el tiempo preciso.

4. Prever las necesidades de cada presentación. Dado que son menos los asistentes, ellos suelen marcar cómo realizan sus aportaciones. Por ello debemos estar seguros de que contamos con la tecnología que precisan para que sus presentaciones sean eficientes y productivas.

5. Monitorizar. Es el gran reto… y el que garantizará el buen aprovechamiento del presupuesto y, en definitiva, la satisfacción del cliente. No porque haya menos asistentes hemos de renunciar a un acuerdo ventajoso con un proveedor, o a la optimización de costes de producción. Establecer un seguimiento efectivo y minucioso de cada partida contribuirá al éxito económico de las «simple meetings» y marcará nuestra diferencia como event planners.

En Viajes 2000 somos expertos en la organización de eventos de empresa con excelencia, tanto de grandes conferencias como de pequeñas reuniones. Si quieres disfrutar de la diferencia de nuestra atención personalizada, contáctanos en el correo comercial@viajes2000.com.

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